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Wir pflegen die Kontakte unserer Kunden – professionell, kundenorientiert und ergebnisoptimiert!

Kernkompetenz unseres Teams ist das Booking von Veranstaltungstickets sowie der damit verbundene Customer Service. Erfolgreich, seit Jahrzehnten für beste Adressen im Markt. Wir stehen für Qualität, gute Kosten/Nutzen Relation und optimieren permanent unsere Tools.

Die Chance für eine Transformation der Kunden-Kommunikation ist gerade herausfordernd gut!
Gefühlt die „ganze Welt“ stellt auf KI-basierte Kundenkommunikation um !!" - das ist dank der rasanten Entwicklung von KI mittlerweile auch für den Klein- und Mittelstand realistisch - zum Nutzen aller Seiten! Sie können Kosten optimieren + ihren Umsatz sichern - und entwickeln. Ihre Kunden haben dabei einen besseren Zugang zu Ihren Angeboten und erfahren eine professionelle Betreuung bei allen Servicefragen.
Starten Sie durch! Sie sollten das für Ihr Unternehmen passende Ziel definieren - einen Stufenplan nach Priorität/Kosten erstellen - und los... - die 1. Stufe ist bereits mit fertigen Produkten des Marktes zu realisieren, so dass Sie schnelle erste Erfolge werden realisieren können. Dann beginnt die eigentliche Transformation ihrer Kundenkommunikation...

Für die Umsetzung benötigen Sie IT-Kompetenz zum Implementieren der Module und fachliche Kompetenz aus Ticketverkauf / Customer Service. Alles was die IT implementieren kann muß auf ihre Zielgruppe und ihre Organisation adaptiert werden. Dafür benötigen Sie auch Experten, welche in der Kundenkommunikation - spez. im Ticketing - alle Fragen und Antworten bereits erlebt haben.UNS!
Sie können unser bewährtes Portfolio nutzen - für eine Verstärkung Ihres Buchungsteams punktuell oder längerfristig und zur Übernahme des Customer Service für alle Customer Touch Points.
TOUCH POINTS Customer Service Beratung Buchung Payment Fulfillment Veranst. besuch
Buchen sie unsere bewährten Leistungsangebote (s.u.):
  • Buchungshotline
  • Customer Service
  • Fulfillment
Unsere Leistungen bei der Transformation zur KI-basierten Kundenkommunikation sind vielfältig.
  • Hilfe bei der Entwicklung von FAQ-Listen als Basis für die KI (was Kunden wirklich fragen)
  • Organisation des Workflows mit Hilfe von Ticketsystemen (Zendesk u.a.)
  • Implementierung von Arbeitsgruppen - Mail (auch social-media), Telefon, Teams...
  • Sicherung der Kundenkommunikation während der Umstellung durch Support Team
  • Reporting (Volumina, Channels, Kundenzufriedenheit).

Guter Service = Höhere Verkaufsraten (Tickets, VIP-Upgrades, Merch + Co.)

Ein schneller, freundlicher Support kann zögernden Käufern Tickets sowie Up-/ + Cross-Selling überzeugend anbieten.

  • 24/7 Customer-Support - auch inkl. Fremdsprachen
  • Tickets verlegt, verloren, Online-Tickets ungültig ? Soforthilfe bei Störungen im Kaufprozess
  • Effiziente Event-Logistik (Ticketdruck. Print@Home / Nachdruck)
  • Notfallmanagement + Krisenkommunikation- VA-Ausfall, Umbuchung...

Erfolgreiche Events setzen auf starke digitale Kommunikation – unterstützt durch moderne KI‑Tools.

Service‑Team
Hotline
Fulfillment
Beratung/KI

Service-Team !

Veranstaltungen unterliegen immer häufiger dem Risiko auszu­fallen oder verlegt zu werden...
Zudem auch sehr kurzfristig - das war vor Corona so und erhält jetzt eine dynamische Entwicklung. Die Vorverkaufs­stellen inklusive der Service­stellen der Ticketportal / System­betreiber können bei individuellen Lösungen nur einge­schränkt helfen. Die direkte Kommuni­kation mit Kunden über Umbuchungen, Gut­scheine etc. hat - mit hohem Aufwand - von dem Veranstalter zu erfolgen.

Eigene Kapazitäten reichen dafür in der Regel nicht aus. Das eigene Team auszubauen birgt ein hohes Kosten­risiko, da die benötigten Ressourcen stark schwanken.

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Das übernimmt Tixphone für Sie. Wir haben erfahrenes Personal gerade für diese Tätigkeit - für jedes Genre und alle Buchungs­systeme. Sie geben uns die Zugänge und wir machen das zu unserem Projekt.Sie definieren Inhalt und Ziele – Tixphone optimiert die Kommunikation mit Service­kunden und die Kontakt­kosten durch Einsatz aktueller Technik. Servicetickets, Mail, Sprachserver, Telefon.

Sie beschäftigen uns für genau ein Projekt – oder solange die Ressourcen benötigt werden. Sie bezahlen keine Stunde länger. Sie rechnen vorgangs­bezogen mit uns ab - da gibt es keine Zweifel und der Aufwand ist kalkulierbar - nach Leistung! Und je mehr wir im Direkt­vertrieb für Sie neu buchen können, je geringer werden die Kosten für den Service.

Merkmale:
• Kommunikation per Mail, Telefon, IVR Veranstaltung Absage
• Umbuchungen, Gutschrift...
• Beratung: Status, Optionen...
• Klärung: Zahlung/Versand
• Abrechnung per Vorgang
• Echtzeit-Status f. Vorgangsbearbeitung
• Öffnungszeit 6 Tage/Woche
• Homeoffice
• Kommunikation über alle Plattformen (social Media)
• Ziel: taggleiche Beantwortung, aktuelle Statusinformationen • Rückruf-Service bei kritischen Vorgängen: Ticket-Nachdruck (P&H), VA-Ausfall • Betreuung und Pflege der IT-Schnittstellen (Chatbot, Voicebot - FAQs)

Wo immer es Customer Touchpoints geht übernehmen wir die Kommunikation und optimieren Kundenzufriedenheit mit der angemessenen Wirtschaftlichkeit.


Tickethotline !

Tickets: beraten/verkaufen/buchen - die TTS-Hotline ist ein starkes Angebot. Obwohl die Anteile der Hotlines am Ticket­volumen inzwischen auf einen Anteil von 5- 10% reduziert wurden (durch Online-Business). Da aber gleichzeitig mit dem Online-Geschäft das Kommuni­kations­volumen drastisch gestiegen ist. Und sich nicht die gesamte Kommuni­kation auto­matisiert erledigen läßt – ist der Bedarf für Hotlines weiter vorhanden. Auch als Ergänzung in der KI-basierten Kommunikation als Suport bei Ausfällen und für komplexe Anfragen/Rückrufe im 2. Level! Die Hotline ist immer Teil eines Multi­channel-Business.

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Die Hotline…
…erledigt einen stärkeren Anteil an Kundenservice Vorgängen.
…bucht für nicht internetaffine Kunden.
…bucht Sonderangebote, VIP-Packages, BtB-Kunden und Gruppen.
… ist betriebsbereit als Fallback für Ausfälle im Webshop

Die Abrechnung erfolgt in der Regel über einen Callpreis. Das klären wir im Vorgespräch. Die Abrechnungen sind vorgangsbezogen und transparent.

Merkmale:
• kompetente Mitarbeiter die ausschließlich Tickets buchen • Erfahrung mit nahezu allen Buchungssystemen
• VOIP Telefon-Technik (Standort-unabhängig - auch Homeoffice)
• Callstatistiken (Echtzeit, Periode)
• Tagging während des Calls (erfassen von Anrufgründen, Marketing etc.)

• und alles, was Sie von aktueller Technik erwarten können. Natürlich können auch optional Chatbots eingebunden werden und Standard-Informationen non-live übermittelt werden.

Für Mitarbeiter ihres Teams, können Sie unsere Call Center Struktur mieten. Einfach einloggen - von jedem Rechner der Welt mit Internetverbindung. Entweder zur Verstärkung des TTS Teams – oder in einer eigenen Gruppe für spezielle Services (eingehende Anrufe werden innerhalb einer Gruppe verteilt - interne Gespräche innerhalb einer Gruppe sind standort-unabhängig, kostenfrei) - wir entwickeln gerne ein spezielles Routing für Sie.

Ticketdruck / Versand !

Die Kunden sind nach Buchung und erfolgter Zahlung, in positiver Erwar­tung der Zu­stellung. Nach Zahlung­seingang sollten die Tickets inner­halb von 24 Stunden auf dem Versand­weg sein. Damit schaffen Sie eine hohe Kunden­zufrieden­heit und positive Bewer­tungen für ihre Verkaufs­kanäle / Social Media.

Kosten für die Beant­wortung von Versand­nachfragen sind ein erheb­licher Faktor in jeder Organisation. Sollte es eine begründete Ver­zöge­rung geben, ist es immer geboten, den Kunden proaktiv eine Info-Mail zu senden. Gerne helfen wir dabei.

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TTS hat die not­wendige Erfahrung im Ful­fillment aus vielen Pro­jekten. Die Buchungen betreuen wir von Druckfreigabe bis zur Post­auflieferung. Alle Versand­arten und Provider sind möglich. Sie stellen die benötigten Drucker, Ticket­rohlinge und das Versand­material.

Wir versenden nicht nur die Buchungen der Ticket-Hotline sondern auch die Buchungen aller Channels (Ticket­shops).

Merkmale:
  • Erfahrung mit Druckaufträgen aus führenden Buchungssystemen
  • Kommissionierung v. Tickets/Beilegern/Flyer
  • 6 Versandtage / Woche
  • taggleiche Übergabe an Versender
  • Sendelisten f. Abrechnung und Nachweis
  • kostenfreie Lagerung v. Ticket-/Versandmaterial

Damit wäre auch eine Über­lastung ihres Teams vermieden. Gerne ent­wickeln wir den Prozess gemeinsam.
Ticketdruck + Versand gehört seit Jahren zu unserem Portfolio. Speziell für Volumen bis 300 Versandaufträge täglich, sind wir Partner mit einschlägiger Erfahrung.

- der Ausdruck erfolgt 1x tgl. per Batch aus ihrem Buchungssystem. Sie stellen Ticketmaterial + Drucker.
- der Versand geht über die von ihnen favorisierten Versandwege. In der Regel liefern unsere Kunden per Post aus.

- Rücksendungen (falsche Adresse etc.) können von uns bearbeitet werden, ebenso wie die Klärung falscher/fehlender Adresseingaben zum Versand

Entlasten Sie ihre Organisation von diesen Standard-Aufgaben. Die Konditionen sind äußerst wettbewerbsfähig.

  • Ticketproduktion/Versand innerhalb 24h
  • Alle Versandarten / Provider

Beratung/KI

Beratung zur KI-Transformation der Kunden-Kommunikation ! Sie wollen auf innovative Kommunikation mit ihren Kunden umsteigen?

Mit unserer wirklich gründlichen Expertise im Veranstaltungsservice können wir dazu beitragen, das der Umstieg ein Erfolg wird. Wir sind kein IT-Dienstleister. Wir sind Profis im Kundendialog und planen auf Basis ihrer Ziele den Workflow - dazu gehört

• Definition der Touchpoints Telefon, Mail, Social Media
• Entwicklung und Aktualisierung der Dialoge
• Database - FAQ, CMS, Schnittstellen Buchungssysteme
• Implementierung der notwendigen Tools: Chatbot, Voicebot, Ticketsysteme (Service-Anfragen)


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Betreuung der Schnittstellen auf Anwenderseite
Aktivieren und Testen der Module
Auswertung der Dialoge - Screening offener Anfragen + Status

Bei Bedarf stellen wir ein Serviceteam zur Beantwortung aller Anfragen im 2. Level sowie Leistungen wie Rückrufservice / Notfälle etc..